By: James Vance
數位保存產業花了多年解決儲存問題，但更難的是找到、整理和理解已儲存的內容。檔案持續增長，人員數量卻很少增加。這個差距已成為記錄管理員、檔案員和合規團隊面臨的最大營運風險之一。Preservica新推出的AI Editions正是針對這個挑戰。該公司不把AI定位為未來實驗，而是作為實用的省力工具，幫助那些已面臨大量積壓工作和日益增加的法規義務的組織。
根據Preservica，新的AI Editions是與用戶社群共同開發的，旨在幫助檔案和記錄團隊處理工作的速度提高四倍。平台包含AI驅動的音視頻轉錄、掃描材料的光學字元識別（OCR）、自動識別個人識別資訊（PII）、元數據標準化和內容豐富功能。公司聲稱這些功能可以消除大量重複的手動工作，同時幫助組織滿足可訪問性、隱私和資訊自由的要求。公告中強調的案例來自Iceland Foods，其企業檔案員James Shaw表示，AI驅動的OCR將檔案搜索任務從幾天縮短到幾分鐘，提高了對研究請求、GDPR查詢和訴訟支援的回應信心。
更重要的發展是AI的部署方式。許多嘗試AI的組織仍然依賴零散的工作流程，需要匯出文件、透過單獨工具處理，再將結果匯回檔案系統。Preservica採取了不同的方法：AI功能直接嵌入現有的檔案工作流程，管理員可以控制AI的應用位置、限制範圍或完全禁用。這反映了企業軟體的廣泛轉變：公司越來越不感興趣於獨立式AI應用，而更喜歡融入現有流程的AI。最有價值的AI一旦可靠運作，往往會變得無形。此次推出背後還有戰略時機因素：隨著生成式AI在政府機構、企業和受監管行業普及，歷史資訊的品質變得更重要。AI系統的可信度取決於它能訪問的內容。Preservica的更廣泛產品組合，包括與微軟整合的Preserve365平台，旨在以數十年後仍可訪問的格式保存長期數位記錄。在這種背景下，AI不僅用於自動化檔案管理，還幫助為未來的AI系統建立更乾淨、可搜索和更可靠的資訊基礎。在AI時代，被忽視的檔案很快成為隱藏的負債。
Author bio: James Vance，頂級國際科技週刊資深專欄作家，專注企業軟體與AI對組織的長期影響。